Stagiair(e)HRM

We hebben sinds kort een nieuw HR systeem. Hoewel onze volledige HR administratie al digitaal is, moet deze nog geïntegreerd worden in dit nieuwe HR systeem. Een groot en uitgebreid project. En een super mooie leerkans voor een aankomend HR professional om te begrijpen én te leren wat er allemaal komt kijken bij het inrichten van een HR systeem. Je leert natuurlijk alles over de werking van HR informatiesystemen en je maakt in samenspraak met het team, keuzes voor de inrichting van ESS (employee self service), MSS (manager self service), organiseert de informatie en workshops voor leidinggevenden, denkt na over digitalisering van performance processen enzovoort.

Dus in de uitvoering is de stage is voor wat betreft het vullen en de administratieve verwerking ook operationeel van aard. Tegelijk verwachten we dat je voor een stuk projectmanagement ook tactisch en strategisch meedenkt over de inrichting en alle HR complexiteit die daar bij komt kijken. Daarom is deze stage bij uitstek geschikt voor een HBO stagiair(e) die het niet erg vind operationeel ook de handen uit de mouwen te steken, of een Associate degree (MBO+) met HBO werk en denkniveau.

Gielissen is een dynamisch projectenbedrijf. Wij werken voor de grotere merken. Niet alleen in Nederland maar in heel de wereld. Als ‘family owned’ bedrijf, vinden we verbinding en een prettige en sociale werkomgeving erg belangrijk. Het is dus gewoon een gezellig bedrijf om te werken, waar altijd iets gebeurt.

Daarnaast ontvang je:

• Een stagevergoeding van € 500,- bruto p/mnd obv fulltime;
• Ben je vrij tijdens de schoolvakanties, of kun je tijdens vakanties vakantiewerk verrichten;
• Neem je deel aan sociale activiteiten van ons bedrijf en de afdeling;
• Mag je waar dat past, deelnemen aan interne trainingen en jobrotation;
• Een fijne werkplek in een leuk team met leuke rituelen;
• Ruimte om naast je stage invulling ook te voldoen aan uitvoering van opleidingsopdrachten.

• Je bent in opleiding voor HR professional via een dagopleiding of in deeltijd. Bijvoorbeeld bij Summa College, Avans of Fontys, (bij voorkeur een associate degree of een volwaardige HBO opleiding bij Scheidegger);
• De stage vereisten van je opleiding sluiten aan bij bovenstaande stage invulling;
• Je bent goed in de Nederlandse taal (schrijven) en bij voorkeur ook nog in de Engelse taal;
• Precies, enthousiast, gemotiveerd, spontaan en een aanpakker.

Je komt in een klein, gezellig en hecht team bestaande uit een HR officer (jouw buddy), een corporate recruiter, twee HR businesspartners en een HR manager. Wij zijn van ‘work hard – play hard’. Dus zijn we uiteraard druk met ons jaarplan en onze functietaken, maar vinden we het net zo belangrijk om het ook samen gezellig te hebben en leuke dingen te doen. Daar hebben we leuke teamrituelen bij, zoals samen lunchen, lunchwandelen, eigen ‘heel HR bakt baksels’ bij overleggen, etc.

De HR afdeling is onderdeel van Gielissen Interiors | Exhibitions | Events, dat al meer dan 86 jaar met een team van bijna 400 medewerkers wereldwijd onvergetelijke ontmoetingen, verhalen en merkbelevingen creërt. Dat doen we voor, door en met onze aansprekende klanten. We werken internationaal. We hebben collega’s in Amsterdam, Eindhoven, Helmond, België, Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Arabische Emiraten en de Verenigde Staten. Gielissen hoort bij de top van Europa en groeit hard in de Verenigde Staten.

Uiteenlopende HR leeractiviteiten tijdens je stage

De inhoud van jouw stage is primair gericht op het automatiseringsproject van ons nieuwe HR systeem en wordt daarnaast bepaald door de inzet die je toont. Er zijn mogelijkheden voor aanvullende tactische en/of strategische HR opdrachten. Andere activiteiten die tijdens je stage voorbij kunnen komen:

• Ondersteunen bij werving- en selectieprocedures; correspondentie etc.;
• Vacatures op internet plaatsen / updaten;
• Zelfstandig voeren van HR introducties en voortgangsgesprekken met stagiaires;
• Het organiseren van jubilea (receptie e.d.), stagiaire lunch, stagiair ouderdag, schoolbezoeken, Management Development trainingen, speeddate sessies tijdens werving & selectieproces, de collectieve introductie (2 daags event voor nieuwe medewerkers), etc.
• Administratief verzorgen van ziek- en herstelmeldingen, terugkoppelingen, bewaking Wet Poortwachter en ontwikkelen van managers in verzuimbeleid;
• Administratieve en organisatorische follow-up van de personeelsontwikkelkalender ten aanzien van functieprofielen, functiematrix, beoordeling- en ontwikkelgesprekken;
• Administratieve verwerking van de in-, door- en uitstroom van medewerkers; opstellen arbeidsovereenkomsten en addenda, wijzigingen doorgeven aan diverse instanties, checklist in dienst en uit dienst afwerken, dossiers aanleggen, verzamelen van alle benodigde gegevens en bescheiden, etc;
• Het periodiek uitdraaien van lijsten, zoals adreslijsten, functie-overzicht, verjaardagslijsten, afloop contracten etc. uit personeelsinformatiesysteem;
• Het up-to-date houden van de personeelsdossiers.

Voor je professionele ontwikkeling in het HR vakgebied draagt je stage bij aan:

• Werken met-, inrichten van- en procesoptimalisatie in geautomatiseerd HR systeem;
• Begrijpen van interactie tussen beleid, uitvoering, administratieve processen ten aanzien van systemen en salarisverwerking
• Bekend raken met alle mogelijke processen binnen een afdeling HR;
• Zakelijk schriftelijk en mondeling correct communiceren;
• Prioriteiten stellen;
• Zakelijke verbanden herkennen en hierop inspelen vanuit oogpunt HR;
• Initiëren en zelfstartend vermogen ontwikkelen;
• Samenwerken met HR team (je bent aanwezig bij alle HR overleggen, er zijn geen geheimen);
• Alle aspecten van in-, door- en uitstroom;
• Bewaken van processen, zoals Wet Poortwachter, Instroom van medewerkers, etc.;
• Organiseren van (kleine) evenementen;
• Structuur aanbrengen in je werkzaamheden.