Der Umfang internationaler Fachmessen nimmt schnell zu. Eine Ausstellungsfläche von 45.000 m² mit 3.200 Ausstellern aus 75 Ländern erfordert keine Planung mehr, sondern eine Regie. Jeder Anschluss, jede Lieferung oder Änderung beeinflusst andere Teile der Kette. Eine Änderung im Standdesign ist keine Kleinigkeit, die man mal eben nebenbei erledigt, denn sie hat Auswirkungen auf die Verlegung von Elektro-, Wasser- und AV-Anschlüssen.
Ohne zentrale Steuerung zersplittert dieser Prozess. Wenn es mehrere Ansprechpartner gibt, entsteht Unklarheit darüber, wer die endgültige Entscheidung trifft. Das führt zu Doppelarbeit und Unklarheit über die Prioritäten. Besonders in der Stoßwoche zählt jede Minute. Ohne straffe Regie entsteht Chaos, wertvolle Zeit geht verloren und die Kontrolle über das Projekt entgleitet einem.
Immer mehr Veranstalter entscheiden sich daher für einen Generalunternehmer, der die vollständige technische und logistische Koordination übernimmt. Dieser agiert nicht aus der Ferne, sondern als verlängerter Arm des Organisationsteams.
Bei der Messe PLMA’s World of Private Label wurden alle operativen Dienstleistungen zentral gesteuert – von den technischen Anschlüssen bis hin zu den Bodenbelägen und der Grafikmontage. Während sich die Organisation auf Strategie, Vertrieb und Besucher konzentrierte, wurde die Ausführung bei einer einzigen Partei untergebracht.
Erst wenn es auf der Fläche mal hakt, merkt man richtig, wie wertvoll diese zentrale Regie ist. So ist es während des Aufbaus passiert, dass eines der Teams beim Einsetzen von Türen und Eckstücken stecken geblieben ist. Wenn man in einem solchen Moment nicht sofort eingreift, gerät der gesamte Zeitplan in Verzug und die Eröffnung der Messe ist gefährdet. Unser Projektleiter erkannte die Situation schnell und schickte erfahrenere Mitarbeiter aus einer anderen Halle zur Unterstützung. Das Problem wurde vor Ort gelöst und alles war rechtzeitig fertig.
Gerade wenn der Druck steigt und die Deadlines näher rücken, macht sich dieser Unterschied bemerkbar. Ob es sich um einen technischen Defekt oder eine Last-Minute-Änderung handelt: Ein Ansprechpartner, der alles im Blick hat, sorgt für die Schnelligkeit und Klarheit, die in solchen Momenten benötigt werden.
Der eigentliche Gewinn der zentralen Regie liegt in der Phase vor dem Aufbau. Ein zentrales System, in dem Aussteller ihren Stand zusammenstellen und Dienstleistungen bestellen können, verringert die Fehlerquote und begrenzt den administrativen Aufwand. Das bedeutet weniger Überraschungen vor Ort und mehr Vorhersehbarkeit bei Planung, Kosten und Kapazität. Zudem können Veranstalter auf Anfrage Einblick in alle Bestellungen und Bedürfnisse ihrer Aussteller erhalten.
Eine zentrale Steuerung schränkt die Kreativität nicht ein. Ganz im Gegenteil. Sind Technik und Logistik gut organisiert, entsteht Raum für außergewöhnliches Design. Auf der PLMA kamen über 9.200 m² Systembau und fast 60 Individualstände innerhalb eines technischen Rahmens zusammen. Dies sorgte für ein konsistentes Erscheinungsbild und Flexibilität, wo sie benötigt wurde.
Für Besucher fühlt sich eine gut organisierte Messe selbstverständlich an. Hinter den Kulissen ist dies jedoch das Ergebnis klarer Prozesse, kurzer Wege und erfahrener Teams, die vorausschauend denken. Veranstalter entscheiden sich für eine zentrale Steuerung, um die Kontrolle zu behalten und den Fokus zu schärfen. Es geht nicht darum, wie viele Parteien daran mitwirken, sondern darum, wie gut sie zusammenarbeiten. Es geht darum, wie gut sie zusammenarbeiten.
Neugierig, wie Sie dies für Ihr Event umsetzen können? Edenio denkt gerne mit Ihnen mit.
