Wanneer je beurs groeit groeit de complexiteit
PLMA's World of Private LabelJe organiseert een internationale beurs. Exposanten uit tientallen landen, meerdere hallen en een strak opbouwschema. Eén fout in planning of techniek kan direct gevolgen hebben voor tientallen stands. Bij PLMA’s World of Private Label gaat het om een beurs van 45.000 m² met 3200 exposanten uit 75 landen. Om dat beheersbaar te houden, werkt PLMA met één partij die de volledige uitvoering coördineert.
Wanneer schaal vraagt
om duidelijke coördinatie
Wanneer duizenden exposanten tegelijk hun services bestellen, wil je niet dat vragen bij vijf verschillende partijen belanden. Bij 3200 exposanten uit 75 landen lopen planning, techniek en communicatie continu door elkaar. Eén wijziging kan effect hebben op meerdere hallen. Door de uitvoering centraal te organiseren, kan het PLMA-team zich richten op strategie, sales en marketing, terwijl de operatie op de vloer doorloopt.
Van versnippering naar één aanspreekpunt
Tijdens de voorbereidingen komen honderden aanvragen tegelijk binnen. Elektra, meubilair, AV, grafische productie. Als organisator wil je niet elke aanvraag zelf coördineren. Het general contracting team neemt de technische coördinatie van de beurs op zich. Jij meldt wat nodig is, wij regelen de afstemming met locatie en leveranciers. Op de vloer betekent dat onder andere:
- Elektra- en wateraansluitingen
- Meubilair en vloerbedekking
- Grafische productie en montage
- AV-voorzieningen
- Groen en decoratie
Zo blijven aanvragen overzichtelijk, ook wanneer duizenden exposanten tegelijk services bestellen.
De kracht van
30 jaar ervaring
Hoewel de techniek de basis legt, maken de mensen het verschil. Gielissen is al meer dan 30 jaar de partner van PLMA. Ons team van projectmanagers, event coördinatoren en accountmanagers kent de show inmiddels van binnen en buiten. Voor jou als organisator betekent dit rust: je vertrouwt op een slim systeem voor de bestellingen, maar je bouwt op de mensen die de beursvloer door en door kennen.
Direct schakelen
wanneer iets verandert
Tijdens opbouw en beursdagen verandert er altijd iets. Een extra aansluiting, een last-minute bestelling of een vraag van een exposant. Daarom is er vanaf de eerste opbouwdag één servicedesk als single point of contact. Je meldt een wijziging één keer. Het team regelt de uitvoering met locatie en leveranciers.
De voorbereiding begint maanden eerder
Als exposanten per mail of Excel bestellen, sluipen fouten er snel in. Bij PLMA regelen exposanten hun stand en services via een standconfigurator. In hetzelfde systeem bestellen ze bijvoorbeeld elektriciteit, meubels of AV. Daardoor komt alles direct in één planning terecht en wordt de administratieve druk voor het organiser-team kleiner. Op verzoek van de organiser, kan er inzicht verleend worden in bestellingen en behoeften.
Uniform waar nodig flexibel waar mogelijk
Een beursvloer moet consistent ogen, terwijl exposanten hun eigen invulling willen. Bij PLMA combineren we 9200 m² systeembouw met bijna 60 unieke custom stands. Binnen één technisch en logistiek framework blijft de infrastructuur van de beurs voorspelbaar, terwijl exposanten hun stand kunnen aanpassen aan hun merk.
Controle tot
na de opening
Op openingsdag moet alles al getest en aangesloten zijn. Voor bezoekers vormt PLMA één geheel. Achter de schermen zorgen duidelijke processen en vaste teams dat installaties, stands en services klaar zijn voordat de deuren openen. Jij houdt het overzicht, terwijl de uitvoering volgens planning doorgaat.
